Los formularios electrónicos brindan una solución simple para aumentar la rentabilidad e recopilar datos de sus procesos comerciales. Automatizan el proceso de creación y uso de formularios, creando una mayor productividad y eficiencia. Además, garantizan otros beneficios fundamentales para cualquier negocio, como importantes ahorros de costes.

Un gran error administrativo es creer que los gastos generales administrativos de papel, impresión, portapapeles y carpetas cuestan solo un pequeño margen de ganancia bruta. La razón es simple: estos costos se “diluyen” en el proceso, ya que siempre pasan desapercibidos. De hecho, si no se gestionan bien, pueden afectar negativamente los ingresos de una empresa.

La búsqueda de métodos de optimización de tareas es un trabajo fundamental del gerente para reducir los gastos en las operaciones. En ese sentido, los formularios electrónicos son excelentes herramientas.

Consulte a continuación las tres razones principales para invertir en formularios digitales para aumentar la rentabilidad:

Reducción de costos para aumentar la rentabilidad

Además de ahorrar con la compra de papel, que representa el 3% de los ingresos de las empresas, con los formularios digitales tu empresa también ahorra en la compra de impresoras y tóner de tinta, digitalización de información o transporte de documentos en su forma física.

Los sistemas de digitalización de trabajo de campo disponibles en el mercado ayudan a reducir los costos de las empresas. Los formularios sin papel se pueden completar en cualquier lugar con un teléfono inteligente o tableta y se pueden compartir fácilmente con todos los sectores necesarios dentro de la empresa, lo que facilita el acceso a los materiales para completar y presentar los resultados.

Una empresa brasileña del segmento minero, por ejemplo, que migró a formularios sin papel, tuvo ahorros de 376.000 horas de mecanografía, 7.800 horas de viaje a los talleres y 2,6 millones de hojas de papel en los primeros años. adherencia al proceso digital.

Antes de que se implementara el sistema de recolección de datos digitales, el equipo de operaciones de campo llenó una hoja de papel con la orden de mantenimiento del equipo, y un empleado llevó este papel al taller, donde el mecánico describió lo que se hizo; cuántas horas y qué piezas se necesitaron para realizar el servicio. Luego, una persona tomó el papel y lo llevó a la oficina, donde escribió toda la información y la insertó en el sistema. Con el formulario electrónico, el mecánico recibe la orden de mantenimiento en línea, sin necesidad de papel, y todos los sectores involucrados pueden monitorear el progreso de la operación en tiempo real.

Mayor agilidad y confiabilidad en los procesos para aumentar la rentabilidad

Aún hablando de la posibilidad de configurar formularios de forma muy sencilla, y mantenerlos siempre actualizados según la demanda de cada sector de su empresa, ofrecer la herramienta adecuada para que el trabajador realice sus actividades ahorra tiempo, reduce el índice de retrabajos y aumenta el índice de satisfacción del cliente.

Cuando su equipo cuenta con la herramienta adecuada para realizar su trabajo, los objetivos de negocio se alcanzan con mayor facilidad, así como el logro de metas, generando también una reducción en el tiempo de ejecución del proceso y un aumento en la calidad de los servicios prestados. Además, es importante que el proceso de recolección de información esté alineado con la demanda de quienes la utilizan. Un consejo para los gerentes es que busquen la retroalimentación de los trabajadores, comprendan cuáles son los cuellos de botella, dificultades y oportunidades de los procesos, identificados por quienes están alimentando estos formularios diariamente con información valiosa para su empresa.

Analizando los beneficios que brindan las plataformas de formularios digitales para los gerentes de la empresa, permiten monitorear los datos recolectados en tiempo real, además de ofrecer la posibilidad de crear alertas por correo electrónico o SMS si alguno de los campos se completa con una respuesta específica. Por ejemplo, si analizamos una empresa especializada en logística que utiliza formularios digitales para la gestión del mantenimiento de la flota. Durante la inspección de uno de los camiones, el empleado notó que uno de los faros del vehículo estaba quemado. Con esta información presentada, el gerente del taller recibió automáticamente una notificación sobre el problema, con la marca y modelo del camión en cuestión para que pueda programar, comprar o separar de inmediato el equipo necesario para dicho mantenimiento.

Aumento de la satisfacción de los clientes

Tener una buena relación con el cliente es fundamental para el éxito de cualquier empresa. También es fundamental aplicar formas de valorar la experiencia del consumidor para ganar mercado. Pero ¿de dónde viene la transformación digital en este contexto? En la práctica, el acceso a una cantidad significativa de información sobre los consumidores permite la ejecución de nuevas y efectivas estrategias de relación y atención personalizada. Tanto si eres proveedor de productos como de servicios, la experiencia que tendrá el cliente, desde el primer contacto con tu empresa, hasta la entrega definitiva y postventa, todo ello forma parte del proceso de fidelización y conquista del mercado.

Una vez que sus equipos de operaciones de campo, como los sectores de ventas, visita técnica o mantenimiento, comienzan a brindar un servicio o vender un producto a un cliente, la automatización de procesos permite que todo se haga de manera rápida y segura, lo que hará feliz al cliente. Toda la experiencia de compra debe tenerse en cuenta en el proceso de satisfacerla, y no contar con un sistema ágil y eficaz hace de esta experiencia un proceso negativo a los ojos del comprador.

¿Qué son los formularios Low-Code y cómo pueden ser la clave para digitalizar su empresa?

Las plataformas de “low code”, son sistemas de “arrastrar y soltar” que le permiten crear aplicaciones sin programación manual. Piense en bloques virtuales de Lego que se puedan mover con el mouse y que se ajusten perfectamente para satisfacer exactamente su demanda. Las aplicaciones “low code” se desarrollan sin código, donde los analistas de negocios con poca o ninguna experiencia en programación a menudo usan herramientas similares de arrastrar y soltar para organizar otras aplicaciones.

A través de una plataforma con una interfaz sencilla e intuitiva, se crean formularios personalizados para satisfacer la demanda específica de cada área de la empresa. Estos formularios, que están totalmente ajustados para su operación, pueden integrarse con bases de datos externas, como Google, Amazon, OneDrive, y también exportar los datos recolectados en varios formatos, además de permitir el monitoreo en tiempo real de todo el proceso, permitiendo así a los gerentes tener un control absoluto sobre el flujo de trabajo de los equipos involucrados.

Debido a que tiene funciones simples de “arrastrar y soltar”, trabajar con software con funcionalidad de “low code” es extremadamente simple, ya que el enfoque es intuitivo. Otro punto que vale la pena mencionar es la facilidad de mantenimiento de estas plataformas. Su empresa no necesitará invertir en mantenimiento, ya que lo realiza el creador de la tecnología. Su empresa, como cliente, solo se encarga de mantener actualizados los formularios según su propia demanda, aprovechando siempre la última tecnología.

SK Godelius

SK Godelius, a través de Godelius Store y ProntoForms, ofrece, además de contenido relevante para la operación del día a día en el campo, consejos, herramientas y soluciones que pueden ayudarlo en esta rutina.

En base a las necesidades de su empresa, SK Godelius, con ProntoForms, puede ofrecer la solución de formularios digitales a los problemas de operación, calidad, eficiencia, reducción de errores e integración que necesita, y hacer que los resultados de la empresa sean mucho más reales y reales tangibles y escalables.

Nuestro sistema tiene la capacidad de elevar el nivel de todos los sectores relacionados con el trabajo de campo, como gestión, tecnologías de la información, logística, ventas, finalizando una operación que es deficiente en papel, con formularios digitales, sin tener que invertir en programación y software costoso.

¿Necesita integrar el sistema de datos de su empresa y mejorar el control de calidad inteligente de su negocio? ¿Quer aumentar la rentabilidad? Contáctenos para más información y solicite una prueba gratuita.