¿Sabes por qué invertir en formularios digitales para tu empresa? ¡Hemos preparado contenido para que conozcas más!
¿Su empresa ya utiliza formularios digitales? Este tipo de documento es fundamental para agilizar los procesos y asegurar el buen desarrollo de las actividades en la empresa. Esto se debe a que la facilidad y agilidad para organizar la información hace que sean fáciles de manejar por cualquier empleado.
Vale la pena señalar que el uso de estos formularios también contribuye a la formación de una cultura enfocada en lo digital. Cuando los procesos ya no se hacen en papel u hojas de cálculo y se realizan con software especializado, las empresas pueden dedicarse más a acciones estratégicas, ya que se empiezan a automatizar actividades operativas y burocráticas.
Para los gerentes, maximizar los recursos, optimizar las operaciones y hacer que el negocio sea más rentable es crucial. De esta forma, encontrar métodos eficientes para recolectar datos y transformarlos en información útil es muy importante, ya que es necesario saber manejar grandes volúmenes de datos para tomar las decisiones correctas. Utilizando métodos digitales de recopilación de datos, es posible obtener resultados de forma más rápida y precisa que con el procesamiento manual de la información.
¿Cómo pueden invertir en formularios digitales ayudar a su negocio?
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Confiabilidad de los datos: uno de los principales beneficios de invertir en formularios digitales
Es importante señalar que toda la información recopilada se marca automáticamente con la ubicación, la fecha, la hora o cualquiera que sea el campo esencial definido por el administrador. De esta forma, la empresa aumenta la confiabilidad de los datos recolectados no solo al estandarizar las recaudaciones, sino también al certificar la información.
En caso de que surja alguna necesidad de consulta, el equipo sabrá exactamente cuándo y dónde se recopilaron los datos. Esto trae un nivel de gobierno de datos imposible de lograr con formularios en papel y hojas de cálculo.
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Reposición total de billetes de papel
Con los formularios digitales puedes reemplazar por completo la recolección de datos en papel y las hojas de cálculo para las áreas técnicas, comerciales y administrativas de tu empresa.
Al no tener que imprimir formularios, su empresa tendrá un ahorro, ya que no será necesario invertir en papel y tinta para la impresión.
Al gastar menos en papel, también contribuyes a la preservación del medio ambiente.
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Reducción de gastos y rapidez
Como se mencionó en el tema anterior, el uso de formularios digitales en lugar de formularios en papel tiene un impacto significativo en la reducción del tiempo y el costo de obtener información sobre su operación. Los costes de impresión, almacenamiento y distribución disminuyen o incluso desaparecen.
Muchas empresas gastan una cantidad significativa de tiempo y dinero organizando y recopilando manualmente los datos recopilados de sus operaciones. Administrar y transferir información recopilada con formularios en papel es un proceso lento. Un software es capaz de identificar los datos, seleccionarlos y procesarlos automáticamente. No hay necesidad de ingresar y procesar datos de formularios back-end, y también puede reducir los gastos de personal y los costos operativos. En promedio, el uso de formularios digitales ahorra 11 horas de trabajo por semana.
Otra ventaja que presentan los formularios digitales es el hecho de que se pueden almacenar, copiar y guardar de manera fácil y segura a un bajo costo, ahorrando tiempo y dinero a su empresa.
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Reducción de errores y retrabajos
Al tomar notas en formularios en papel, pueden ocurrir varios tipos de errores, como la transcripción incorrecta de datos y el llenado de información en campos incorrectos. Tales fallas dan como resultado una pérdida de tiempo con el retrabajo, la consolidación de datos, la generación y distribución de informes.
También es común que los informes en papel o las hojas de cálculo se “embalsen” con un empleado o departamento y no estén disponibles para todos los involucrados en el tiempo requerido, lo que genera problemas con la falta de información.
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Precisión de datos mejorada
Los formularios digitales ofrecen el llenado de datos de forma automática en base a información preestablecida que se valida antes del envío. Otra ventaja de la recopilación de datos digitales es que se eliminan los errores de entrada y la pérdida de datos en la transcripción. Además, puede rastrear el nombre de usuario del empleado, la ubicación GPS y el tiempo para rastrear el trabajo realizado en tiempo real.
De esta forma, se puede apreciar que los datos recogidos en formularios digitales son mucho más precisos y completos que los datos recogidos a través de formularios en papel, ya que el proceso digital reduce significativamente los errores manuales, discrepancias o lagunas, así como toda la carga asociada. con los procedimientos relacionados con el procesamiento manual de la información.
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Captura información de diferentes formatos
Los servicios de formularios digitales aceptan campos con los más variados formatos, lo que permite recopilar y distribuir cualquier información. De esta forma se pueden capturar datos a partir de fotografías, textos, Códigos QR, firmas, entre muchos otros tipos.
La información es capturada automáticamente, todo de forma práctica y rápida, trayendo agilidad y calidad a las actividades de su empresa.
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Generación automática de informes
Las formas tradicionales de capturar datos de campo requieren que el equipo técnico o comercial dedique muchas horas a recopilar datos y generar informes. Este no es el caso de los formularios digitales, ya que todas las anotaciones de campo generan informes automáticamente. Es posible reducir el tiempo de reporte en más de un 80% con una buena planificación de los formularios digitales, de manera que los reportes estén automáticamente disponibles para los interesados y además puedan personalizarse y estar listos para su uso inmediato.
Además, los procesos registrados en papel no te permiten ver en tiempo real lo que ocurre en tu empresa y hay que esperar para recibir información. Con una plataforma digital, tiene acceso a los datos tan pronto como se cargan en el servidor. Esta simultaneidad que brindan los formularios digitales y los recursos asociados le permiten generar informes que le permiten tomar acciones proactivas y no reactivas, mejorando sus operaciones a un ritmo más rápido.
¡Es hora de volverse digital y invertir en formularios digitales!
La recolección de datos implementada mediante formularios digitales es un paso fundamental para el éxito de su operación porque facilita la recolección, ingreso y análisis de datos, brindando resultados más precisos en un menor período de tiempo. Este método tiene numerosas ventajas sobre el proceso tradicional y tiene el potencial de reemplazar completamente la recopilación de datos en papel.
Los formularios digitales también están optimizados para dispositivos móviles, actualizados en tiempo real y accesibles a través de una variedad de medios.
Si tienes un negocio y aún no utilizas formularios digitales para recopilar información, ahora es el momento de dar un paso más y adoptar la digitalización para llevar todos estos beneficios a tu empresa implementando prácticas verdaderamente innovadoras.
¿Y por dónde empezar?
Las plataformas low code se han destacado como la mejor solución con respecto a la recopilación, gestión e interpretación de estos datos.
Las plataformas de “low code”, son sistemas de “arrastrar y soltar” que le permiten crear aplicaciones sin programación manual. Piense en bloques virtuales de Lego que se puedan mover con el mouse y que se ajusten perfectamente para satisfacer exactamente su demanda. Las aplicaciones “low code” se desarrollan sin código, donde los analistas de negocios con poca o ninguna experiencia en programación a menudo usan herramientas similares de arrastrar y soltar para organizar otras aplicaciones.
A través de una plataforma con una interfaz sencilla e intuitiva, se crean formularios personalizados para satisfacer la demanda específica de cada área de la empresa. Estos formularios, que están totalmente ajustados para su operación, pueden integrarse con bases de datos externas, como Google, Amazon, OneDrive, y también exportar los datos recolectados en varios formatos, además de permitir el monitoreo en tiempo real de todo el proceso, permitiendo así a los gerentes tener un control absoluto sobre el flujo de trabajo de los equipos involucrados.
Otro punto que vale la pena mencionar es la facilidad de mantenimiento de estas plataformas. Su empresa no necesitará invertir en mantenimiento, ya que lo realiza el creador de la tecnología. Su empresa, como cliente, solo se encarga de mantener actualizados los formularios según su propia demanda, aprovechando siempre la última tecnología.
En base a las necesidades de su empresa, SK Godelius, con ProntoForms, puede ofrecer la solución de formularios digitales a los problemas de operación, calidad, eficiencia, reducción de errores e integración que necesita, y hacer que los resultados de la empresa sean mucho más reales y reales tangibles y escalables.
Nuestro sistema tiene la capacidad de elevar el nivel de todos los sectores relacionados con el trabajo de campo, como gestión, tecnologías de la información, logística, ventas, finalizando una operación que es deficiente en papel, con formularios digitales, sin tener que invertir en programación y software costoso.
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