En un mundo virtual, los sistemas y tecnologías que antes estaban restringidos a las grandes corporaciones han comenzado a extenderse a las pequeñas y medianas empresas, requiriendo una mayor preparación de todo su equipo. Después de todo, la gestión de datos no son solo un asunto de gerentes y profesionales de TI.

La gestión de datos es una disciplina relacionada con el ámbito empresarial, que proporciona a las empresas la formación, los recursos y las herramientas necesarias para gestionar su información. La gestión de datos tiene que ver con la identificación, almacenamiento, acceso, compilación, protección y uso de datos para fortalecer la estrategia de una empresa. En lugar de mantener los registros de la empresa dispersos o limitados a un solo equipo, por ejemplo, la organización que invierte en su gestión los pone a disposición de forma optimizada y dinámica, facilitando la comunicación interna y aportando numerosos beneficios a la empresa.

Después de todo, ¿por qué la gestión de datos es tan importante para el éxito de su empresa?

La gestión de datos no es más que un conjunto de acciones que contribuyen a la toma de decisiones asertivas, reforzando la estrategia de la empresa. La asertividad es una herramienta clave para el éxito de todas las organizaciones en un mundo donde el consumidor es cada vez más exigente y las opciones extremadamente calificadas están cada vez más disponibles en el mercado.

Las empresas que ignoran la gestión de datos suelen tener serios problemas de comunicación interna, ya que es difícil compartir información con todas las áreas relacionadas. Sin una organización adecuada, pueden perderse o no transmitirse a las personas de interés, dificultando el buen funcionamiento de los procesos dentro de la empresa.

Imagine, por ejemplo, que no hay sincronización de datos en el registro de un cliente por parte del equipo de ventas. Este factor puede impedir que el equipo de postventa contacte, reduciendo así las posibilidades de fidelización del cliente y culminando en una pérdida de ingresos futuros. Si el equipo de cobranza tampoco recibe las actualizaciones, las pérdidas se pueden extender si hay problemas para generar un cobro.

¿Cuáles son los datos más importantes de una empresa?

Podemos considerar que los datos que sustentan la estrategia corporativa son los datos más importantes para cualquier empresa. En términos técnicos, son los datos utilizados, por ejemplo, en proyectos de “Inteligencia Empresarial” (BI), que ayudan a tomar decisiones asertivas en la búsqueda de resultados positivos.

Podemos clasificar los datos en dos grupos: datos transaccionales y datos maestros.

Los datos transaccionales son datos relacionados con eventos que ocurren con cierta frecuencia y, por lo tanto, sufren cambios constantes. Por ejemplo, números que muestran el estado del inventario, las ventas y las cancelaciones.

Los datos maestros proporcionan información sobre los agentes involucrados en una transacción, por ejemplo, el nombre, la edad y los ingresos de un cliente que realizó una compra.

Cuando estos datos se compilan y se someten a un análisis, se pueden transformar en información de gestión, lo que respalda las elecciones correctas de los líderes.

¿Cuáles son los componentes principales de la gestión de datos?

Los componentes más relevantes para gestionar correctamente los datos son:

Acceso: define la agilidad y la facilidad para buscar o recuperar datos. Si bien es posible organizar pequeñas cantidades de datos de forma sencilla, grandes cantidades de datos (big data) requieren herramientas de búsqueda y una arquitectura más compleja para evitar perder tiempo buscándolas.

Calidad: Incluye las herramientas que brindan la entrega de datos relevantes y útiles al usuario. Por lo tanto, deben adaptarse al mercado en el que opera la empresa, considerando las particularidades del vocabulario y lenguaje interno de la corporación.

Integración: Esencial para calificar los datos, la integración consiste en las fases en las que se combinan. De esta forma, adquieren valor y significado, convirtiéndose en información.

Visualización integrada: Permite evaluaciones basadas en la observación de diferentes fuentes de datos, logrando su visualización en nuevos entornos para que puedan ser analizados.

Gobernanza: Muestra los parámetros prioritarios para la gestión de datos dentro de una empresa, alineándolos con la estrategia empresarial.

Transmisión: Funciona mediante la organización lógica de los datos, aplicando filtros para organizar carpetas o secciones específicas, que serán distribuidas a uno o más sectores.

¿Cuáles son los profesionales y puestos relacionados con la gestión de datos?

Lo ideal es que todos los empleados de una empresa estén alineados y guiados por una cultura de gestión de datos, porque de esta forma, verán el valor de este activo para la organización, valorando la excelencia desde su registro hasta el almacenamiento en la ubicación correcta.

Sin embargo, en la mayoría de los casos, las acciones directamente vinculadas a la gestión de datos – incorporación, combinación y ajustes en bases de datos – están bajo la responsabilidad de profesionales como Chief Data Officer, científicos de datos, responsable de datos técnicos, analista de datos y responsable de datos estratégicos.

¿Qué es el software de gestión de datos?

El software de gestión de datos es un sistema que se utiliza para capturar, almacenar, organizar y analizar grandes cantidades de datos de una empresa. Contiene interfaces que permiten a las organizaciones realizar actividades de rutina, como realizar cambios en el diseño, almacenamiento de la base de datos, entre otros.

Actualmente, se encuentran disponibles en el mercado plataformas “low code” que juegan un papel esencial en el proceso de captura de datos. Low-code es un concepto de plataforma que le da libertad al usuario, sin experiencia o conocimiento en programación, para crear sus propios formularios totalmente personalizados para la recolección de datos. Estos datos se sincronizan con los sistemas de almacenamiento en la nube, y también permite rastrearlos en tiempo real, además de generar informes que van desde los más simples hasta los más complejos. 

Esto significa que las plataformas “low code” permiten a los no desarrolladores concebir, crear y probar nuevas ideas con clientes y partes interesadas. La guinda del pastel de este tipo de solución es que permite una personalización completa de acuerdo con cada necesidad, permitiendo la inclusión de información relevante como ubicación GPS, marca de tiempo, recolección de firmas, lectura de códigos de barras, captura de imágenes y documentos PDF, entre muchas otras características. 

A través de plataformas low-code, la empresa ahorra tiempo, aumenta la productividad, aumenta la satisfacción del cliente y puede cumplir con todo el cumplimiento requerido en sus operaciones.

¿Cuál es el impacto real de contratar un buen software de gestión?

Un buen software de gestión de datos le permite:

Integración y unificación de datos: Los principales beneficios de la integración de datos son la reducción de errores humanos y la reducción de problemas generados por la doble entrada de datos, que provocan distorsiones en la evaluación de la empresa.

Reducción de gastos: Hay dos formas de reducir gastos. El primero surge como resultado de una mayor productividad y una mejor optimización del tiempo de trabajo. La otra forma de ahorro se debe a que los informes ayudan a reducir los problemas de gestión que son costosos para la empresa.

Eficiencia operativa: la gestión de datos eficiente funciona para reducir la burocracia corporativa. La entrada de datos es rápida y práctica, sin obstáculos en el proceso. Además, la estandarización de la información facilita la obtención y el análisis de la información: la pila de informes se intercambia por gráficos, tablas y textos concisos y objetivos.

La elección de un software de gestión de datos eficiente es fundamental para el éxito de su organización. Esto se debe a que la plataforma elegida no solo debe satisfacer la demanda de su corporación, sino también ser una herramienta de un proveedor con buena reputación en el mercado, ya que los datos y análisis que se realicen a través de ella serán fundamentales para la toma de decisiones en busca de alcanzarlos objetivos corporativos.

SK Godelius, a través de Godelius Store y ProntoForms, ofrece, además de contenido relevante para la operación del día a día en el campo, consejos, herramientas y soluciones que pueden ayudarlo en esta rutina.

En base a las necesidades de su empresa, SK Godelius, con ProntoForms, puede ofrecer la solución definitiva a los problemas de operación, calidad, eficiencia, reducción de errores e integración que necesita, y hacer que los resultados de la empresa sean mucho más reales y reales tangibles y escalables.

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