¿Por qué su operación de campo debería migrar a formularios sin papel? 

¿Sabía que, según una encuesta de Gartner INC, un empleado usa un promedio de 10,000 hojas de papel por año? Especialmente empleados que trabajan en operaciones de campo y que completan cientos de formularios manuales. Además del consumo de papel, también debemos tener en cuenta los costos de consumo de impresión y transporte de documentos. 

La misma encuesta atestigua que el gasto en consumo de papel representa el 3% de los ingresos anuales de los proyectos y el 50% de esta inversión se acaba desperdiciando. Además, las empresas con información privilegiada tienen altos gastos para destruir el papeleo confidencial. 

Con la digitalización y las nuevas tecnologías disponibles en el mercado, los papeles traen otro gran problema: toda la información capturada en campo debe ser digitalizada por un empleado, consumiendo tiempo de operación y permitiendo errores en la interpretación de los documentos. 

Hemos enumerado para usted 7 razones para migrar a formularios sin papel en las operaciones de campo, que además de representar ahorros significativos para la empresa, aportan agilidad a los procesos internos y también ayudan a salvar el medio ambiente. 

  1. Economía

Además de ahorrar con la compra de papel, que representa el 3% de los ingresos de las empresas, con los formularios digitales tu empresa también ahorra en la compra de impresoras y tóner de tinta, digitalización de información o transporte de documentos en su forma física. 

Los sistemas de digitalización de trabajo de campo disponibles en el mercado ayudan a reducir los costos de las empresas. Los formularios sin papel se pueden completar en cualquier lugar con un teléfono inteligente o tableta y se pueden compartir fácilmente con todos los sectores necesarios dentro de la empresa, lo que facilita el acceso a los materiales para completar y presentar los resultados. 

Una empresa brasileña del segmento minero, por ejemplo, que migró a formularios sin papel, tuvo ahorros de 376.000 horas de mecanografía, 7.800 horas de viaje a los talleres y 2,6 millones de hojas de papel en los primeros años. adherencia al proceso digital. 

Antes de que se implementara el sistema de recolección de datos digitales, el equipo de operaciones de campo llenó una hoja de papel con la orden de mantenimiento del equipo, y un empleado llevó este papel al taller, donde el mecánico describió lo que se hizo; cuántas horas y qué piezas se necesitaron para realizar el servicio. Luego, una persona tomó el papel y lo llevó a la oficina, donde escribió toda la información y la insertó en el sistema. Con el formulario electrónico, el mecánico recibe la orden de mantenimiento en línea, sin necesidad de papel, y todos los sectores involucrados pueden monitorear el progreso de la operación en tiempo real. 

  1. Agilidad

Un formulario completado en campo puede formar parte inmediatamente de un informe, al que accederá en minutos el responsable en la sede de la empresa, agilizando el proceso operativo y evitando posibles errores de ejecución. 

Todavía hablando del ejemplo de la minera brasileña, que adoptó el uso de formularios digitales para resolver problemas de rutina en las operaciones de campo: un empleado se enfrenta a una situación que ofrece riesgos de vida a otros colegas y luego necesita reportar la situación. El procedimiento estándar sería llenar un formulario en papel para depositarlo en una urna, de la cual sería recolectado por otro profesional, quien tendría que teclear los eventos en el sistema y solo entonces llegaría la demanda al sector responsable. 

A través de un formulario digital, el empleado tiene acceso a una aplicación en su teléfono inteligente o tableta y genera el evento en el momento en que nota el problema. La información llega de forma inmediata al responsable, evitando accidentes, ahorrando tiempo, dinero y la implicación de varios profesionales en el proceso. 

  1. Productividad

Los formularios sin papel permiten la integración de procesos, aumentando así la productividad de las operaciones de campo, facilitando el acceso a la información de diferentes áreas en un solo informe. Siguiendo el ejemplo de la minera brasileña: luego de transportar los minerales, los trenes llegan al puerto y se acoplan a un equipo de descarga, volcando el mineral en una cinta transportadora que procederá hacia la terminal de salida. En ese momento, se realiza una verificación para detectar posibles defectos en los coches. Los vagones que tienen problemas menores van al personal del patio y, en caso de un defecto crítico, se retira el vagón del tren. Dentro de esta operación, existe la posibilidad de detectar más de 50 defectos, y aún es necesario indicar qué parte del vagón  tiene el problema. Por día, se suelen registrar 139 defectos por registrador. 

Anteriormente, todo esto era anotado en papel por el inspector y digitalizado por otro empleado, proceso que generaba gastos y era propenso a malas interpretaciones. A través de un formulario digital, estos datos son ingresados ​​directamente al sistema por el propio inspector, lo que representa una ganancia de productividad con el mejor uso de los recursos humanos. 

  1. Seguridad

Otra gran ventaja de trabajar con formularios sin papel en operaciones de campo es la seguridad de la información. ¿Imagínese si un formulario llenado en el campo se pierde, termina mojado por la lluvia o desgarrado por algún descuido? Toda la información recopilada se perderá. Con el formulario digital, la información se envía directamente al sistema, garantizando la seguridad de la información incluso si se produce la pérdida o daño de los dispositivos. 

Este formulario sin papel también se puede compartir inmediatamente con otros miembros del equipo, lo que permite actualizar la información, si es necesario. 

  1. Personalización

A diferencia de los formularios en papel, que deben rellenarse manualmente, los formularios digitales permiten la personalización y el ajuste constante de los campos. Además, permite a los trabajadores de operaciones de campo completar datos con fotos, escanear códigos de barras, recolectar firmas, indicar la ubicación exacta con fecha y hora, entre muchas otras características. Es decir, los formularios se pueden personalizar de acuerdo a las necesidades de cada área de operaciones, facilitando su llenado, visualización de resultados y análisis de los datos recogidos en campo. 

  1. Organización

La organización es fundamental para el éxito de cualquier empresa, pero la acumulación de formularios en papel puede obstaculizar el proceso de operación en el campo y en la oficina. Con los años, se ha vuelto cada vez más difícil encontrar un documento en particular en una pila de archivos divididos en carpetas y salas de la empresa. 

Con los formularios digitales es posible almacenar todo en la nube, en la que basta con teclear el nombre del archivo para encontrar todos los registros relacionados con el mismo a lo largo de los años, permitiendo un ahorro de tiempo para los trabajadores, quienes podrán rendir mucho más realizando otras tareas. cada día. 

  1. Recuperación

Cuando los formularios en papel se pierden o se dañan, no hay forma de recuperarlos, pero los formularios digitales tienen la ventaja de contar con copias de seguridad automáticas, donde se almacenan en servidores. 

Con eso, incluso si todas las computadoras o redes de una empresa están dañadas, los formularios aún se pueden recuperar y la operación se reanudará en cuestión de minutos. 

En base a las necesidades de su empresa, SK Godelius, en asociación con ProntoForms, ofrece la solución definitiva a los problemas de recolección y procesamiento de información de la operación de campo. Los formularios personalizables de ProntoForms ofrecen calidad, eficiencia, reducción de errores y la integración necesaria para que los resultados de la empresa sean más reales y tangibles, además de escalables, y con la capacidad de subir el listón en todos los sectores relacionados con el trabajo de campo. tales como gestión, tecnología de la información, logística y ventas. Nuestra solución resuelve la deficiente operación en papel, con formularios digitales, sin tener que invertir en profesionales especializados en programación y costoso software. 

Al agregar nueva tecnología a su negocio, es muy importante considerar qué resultados desea lograr. ProntoForms ofrece una solución eficiente para su operación de campo, sin importar cuál sea su segmento. Con una implementación sencilla y sin la necesidad de un especialista, los formularios sin papel son totalmente personalizables y se adaptan a las demandas de sus trabajadores en el campo. Además, las herramientas de análisis vinculadas a ProntoForms son capaces de ser totalmente personalizadas para generar informes exclusivos según la demanda de cada empresa. Contáctenos para más información y solicite una prueba gratuita.