Gestionar una empresa no es una tarea sencilla, sino un gran desafío que exige mucho a los directivos. Independientemente de si la empresa es una pequeña empresa o una multinacional, se requiere atención y seriedad a la hora de realizar la gestión. La mayoría de los emprendedores siempre buscan prácticas innovadoras dirigidas a reducir costos y aumentar las ganancias, entre otras herramientas de gestión.

¡Consulta 7 herramientas de gestión empresarial que tu empresa debe conocer para ayudarte en este proceso!

1. Planificación estratégica

Todo negocio tiene objetivos a alcanzar y una misión a seguir, y la planificación estratégica es, sin duda, uno de los principales elementos de la empresa para conseguirlos. La planificación es el proceso responsable de alinear las metas con todas las tareas y procesos necesarios para que las metas se cumplan. Pero recuerde que para llevar a cabo la planificación estratégica se deben considerar las condiciones internas y externas de la empresa. Solo entonces será posible alcanzar los objetivos esperados. Para ayudarlo con la planificación estratégica, céntrese en la planificación y la gestión empresarial.

KPI

No basta con establecer metas y planificar todas las tareas necesarias para alcanzarlas. Es necesario monitorear todos los procesos y desempeño de la empresa. Por lo tanto, una de las herramientas de gestión empresarial más utilizadas en el mundo es el KPI, que significa indicadores clave de rendimiento.

Utilizándolos, es posible detectar cuellos de botella en la producción y fallas en los procesos, además de monitorear el desempeño de toda la corporación o solo de algunos sectores.

Los KPI son fundamentales para la administración de cualquier negocio, ya que son la mejor representación de la situación en la que se encuentra la empresa, además de permitir la comparación con resultados pasados ​​e incluso con otros negocios. Consulte los principales modelos de KPI a continuación:

KPI de capacidad: los indicadores de capacidad muestran cuánto es capaz de producir una empresa en un tiempo determinado. Deben ir de la mano de los KPI de productividad y calidad, ya que la relación entre éstos muestra el potencial competitivo de una organización. Por ejemplo, número de productos producidos por hora, servicio al cliente por mes, correo enviado por día.

KPI de productividad: los modelos de KPI de productividad son los que se utilizan especialmente en la gestión empresarial y financiera. Sobre todo, tienen como objetivo evaluar la eficiencia de los procesos en las empresas y cuánto esto impacta en los ingresos, por lo que podrás identificar cuántos recursos se gastan para generar un servicio o producto. Por ejemplo, índice de rentabilidad, capacidad de producción, tasa de conversión de ventas.

KPI de calidad: los indicadores de calidad analizan cualquier error o problema imprevisto durante la producción. Miden el resultado final y permiten mejoras en la calidad del servicio prestado, por ejemplo, eficiencia, efectividad, efectividad.

KPI estratégicos: Los modelos de KPI estratégicos demuestran el estado de la empresa en relación con las metas y objetivos establecidos. Esto se lleva a cabo en base a un análisis previo de los escenarios internos y externos de las empresas, con miras a mejorar el desempeño de las acciones. Por ejemplo, porcentaje de rentabilidad, nivel de crecimiento mes a mes, ticket de venta promedio, participación de mercado.

Análisis SWOT (FODA)

El análisis FODA, también conocido como matriz FODA, es un recurso ampliamente utilizado para ayudar a la planificación estratégica y al crecimiento empresarial. El término FODA se refiere a las palabras Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas. A través de esta herramientas de gestión, es posible profundizar en el conocimiento sobre el negocio y realizar un análisis detallado del contexto en el que se inserta su empresa.

La matriz FODA sirve para analizar las fortalezas y debilidades de la empresa, ayudando a sortear riesgos y amenazas – competencia, barreras económicas, falta de proveedores, entre otros – e incrementar las oportunidades de éxito. Puede dividir el análisis FODA de una empresa en dos partes:

– Entorno interno, donde se identificarán las fortalezas y debilidades de una empresa;
– Análisis del entorno externo, donde se encuentran las amenazas y oportunidades.

Algunos de los objetivos del Análisis FODA son:

– Realizar una síntesis de análisis externos e internos.
– Identificar elementos clave para la gestión de la organización, lo que implica establecer prioridades de actuación.
– Elaborar opciones estratégicas: riesgos y problemas a resolver.
– Es a través del análisis que obtenemos un diagnóstico de la empresa: fortalecimiento de puntos positivos, indicación de qué puntos deben mejorar, posibilidades de crecimiento, aumento de oportunidades, etc.
– Realizar el pronóstico de ventas de acuerdo con las condiciones del mercado y las capacidades generales de la empresa.
– Entorno interno (Fortalezas y Debilidades) – Integración y estandarización de procesos, eliminación de redundancias y focalización en la actividad principal.
– Entorno externo (Oportunidades y Amenazas) – confiabilidad de los datos, información inmediata para apoyar la gestión y la decisión estratégica, y reducción de errores.

Ciclo PDCA

No podemos dejar de mencionar el ciclo PDCA (Plan–Do–Check–Act): Planificar – Hacer – Verificar – Actuar. Esta herramienta también es una técnica de calidad ampliamente utilizada en todo el mundo. El ciclo PDCA permite a las empresas realizar mejoras en los procesos mientras se evalúan todos los resultados.

El ciclo PDCA permite verificar la efectividad de la implementación de nuevos planes de acción, monitorear cambios y verificar si los problemas se están resolviendo, además de ser una herramientas de gestión  fundamental en los procesos de mejora continua.

¿Qué implica cada uno de los pasos del ciclo PDCA?

Planificar
Es la etapa en la que se analizan los problemas que deben resolverse:
– Definición del problema
– Definición de metas
– Elección de métodos
– Pregúntese cinco veces por qué ocurrió el problema, siempre haciendo su respuesta más completa.

Hacer
Es el momento de ensuciarse las manos, realizando lo determinado en el paso anterior:
– Entrena el método
– Ejecutar
– Realizar cambios
– No busca la perfección, sino lo que se puede hacer prácticamente
– Medir y registrar resultados

Chequear
Este es uno de los pasos más importantes que definen el concepto PDCA en un ciclo. Después de verificar, intente actuar de una manera mejorada:
– Compruebe si se está cumpliendo el estándar
– Compruebe qué funciona y qué va mal
– Pregunte, una vez más, “por qué” en cada paso

Actuar
Es hora de actuar de forma más asertiva.
– ¿Están las cosas según lo programado? Siga así.
– ¿Existen no conformidades? Por tanto, actúe para corregir y prevenir errores.
– Mejorar el sistema de trabajo
– Repetir las soluciones que resultaron adecuadas

Matriz GUT como herramientas de gestión

Gravedad, Urgencia y Tendencia son los pilares analíticos de esta matriz, que tiene como objetivo ayudar en el desarrollo de estrategias para la resolución de problemas. Después de todo, tan importante como resolver los obstáculos en los que a menudo se encuentra una empresa, es el tiempo que lleva resolverlo.

La matriz GUT clasifica cada problema de la organización considerando las bases que le dan nombre. Vea una breve explicación de cada uno:

Gravedad
El gerente debe analizar el tamaño del impacto, si la adversidad no se resuelve (cualitativa o cuantitativamente). ¿Está la empresa en riesgo de quiebra? ¿Puede perder clientes importantes? ¿Podría verse perjudicada su imagen ante sus stakeholders? La situación analizada debe puntuarse de 1 a 5, siendo 1 no grave y 5 extremadamente grave.

Urgencia
Este es el criterio para comprobar el plazo de resolución de un problema determinado. Después de todo, la presión del tiempo es diferente para los obstáculos que involucran plazos definidos por la ley, por ejemplo, o la devolución a sus clientes.

La puntuación de este parámetro también varía de 1 a 5, y los problemas clasificados con 1 pueden esperar y 5 necesitan atención inmediata.

Tendencia
La dirección de la empresa debe examinar cuál es la tendencia de evolución de la situación que debe resolverse. El análisis de un problema se puede realizar considerando cómo se desarrollará la historia, si no se implementa efectivamente ninguna acción para solucionarlo, estudiando cuál sería el impacto en el crecimiento de este obstáculo en el tiempo.

Califique la tendencia en el trastorno que es objeto de la matriz GUT desde 1 para aquellos que no cambiarán si no se hace nada hasta 5 para aquellos que están en riesgo de empeorar rápidamente.

Matriz BCG

Un estudio basado en la participación de mercado (market share) y un examen del conjunto de productos o servicios ofrecidos permite a la empresa formular sus estrategias de actuación. El título BCG es una referencia al nombre de la consultora que creó esta matriz, Boston Consulting Group.

Los 4 tipos de fuentes de ingresos o resultados que conceptualiza este método son:

Estrella
Se trata de productos o servicios con alta participación de mercado, alta tasa de crecimiento y gran potencial de rentabilidad. Aunque requieren mucha inversión, valen la dedicación por parte de la empresa, ya que viven el período de ascenso dentro de la curva de análisis.

Vaca lechera
En esta categoría de la matriz BCG se encuentran aquellos productos o servicios que son altamente rentables pero que se encuentran en un mercado que ha dejado de crecer y se mantiene estable. Tienen pequeñas tasas de crecimiento, pero como generan dinero y producen de forma natural, no necesitan grandes inversiones.

Punto de interrogación
Aquí estamos hablando de un mercado prometedor, con alto potencial de crecimiento, en el que la empresa está entrando. Por lo tanto, necesitan grandes inversiones, sin embargo, el rendimiento de esta aplicación de recursos aún es incierto. Al invertir su capital en un producto o servicio de esta categoría, la organización debe apuntar a alcanzar la etapa de Estrella o Vaca Lechera.

Piña o mascota
Este es un producto o servicio que ya ha alcanzado su punto de máxima rentabilidad y, incluso sin grandes perspectivas de venta, sigue demandando grandes esfuerzos y dinero. Como ya no produce lo suficiente para justificar toda esa energía de la empresa, vale la pena considerar actualizar la cartera y discontinuar ese producto o servicio.

Muchas productos o servicios tienen un ciclo de vida que recorre los 4 cuadrantes de esta matriz, comenzando con el signo de interrogación y llegando a la estrella.

Modelo de negocio Canvas

Esta herramienta es muy utilizada en la construcción de modelos de negocio y puede utilizarse para innovar y diferenciar a su empresa de sus competidores. Canvas también es una herramienta útil para lanzar nuevos productos o servicios, e incluso para comenzar a operar en nuevos mercados.

Aunque muy utilizado para definir el modelo de negocio en startups, Canvas también representa una solución sumamente eficiente para empresas que ya están operando y quieren reestructurarse, ya que describe el funcionamiento de una organización en todas sus áreas de operación, además de su desarrollo.

El marco del modelo de negocio del modelo de planificación estratégica propuesto por Canvas se basa en las respuestas a 9 preguntas:

Propuesta de valor: ¿Su empresa ofrece algún producto o servicio único a sus clientes?
Actividad principal: ¿Cuáles son las actividades clave para entregar la propuesta de valor?
Segmentación de clientes: ¿en qué público se centrará la empresa?
Canales de comunicación y distribución: ¿cómo llegará el producto o servicio al cliente?
Relación con el cliente: ¿cómo se comunicará la empresa con sus clientes?
Fuente de ingresos: ¿Cuánto están dispuestos a pagar los clientes por la propuesta de valor ofrecida por la empresa?
Estructura de costos: ¿cuáles son los costos involucrados en el funcionamiento del negocio?
Asociaciones estratégicas: ¿qué actividades clave realizadas por terceros ayudarán en la composición de la oferta?
Recursos clave: ¿Cuáles son los recursos esenciales para que se lleve a cabo la actividad principal?

En este artículo partimos de la importancia de la planificación estratégica, que debe contener el análisis FODA como herramienta de apoyo, y pasamos al análisis de indicadores de desempeño. Después de todo, sin ellos, no hay forma de medir si se están logrando los objetivos establecidos para el negocio.

Ahora bien, un punto extremadamente importante para la aplicación de los métodos de gestión empresarial mencionados en este artículo es la recopilación de datos del funcionamiento diario de su empresa. Para evaluar si se están logrando las metas, y si su empresa avanza hacia el objetivo establecido, es necesario evaluar los datos generados en todos los procesos. ¿Y cuál es la mejor manera de recopilar datos de manera eficaz y permitir que se analicen fácilmente con respecto a los objetivos?

SK Godelius como herramientas de gestión

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