La automatización de los procesos organizacionales ha sido cada vez más una apuesta por parte de las empresas, que extienden esta posibilidad a diferentes sectores y tareas de la rutina corporativa. Como tal, las tecnologías de automatización también se están utilizando para escribir y almacenar informes de trabajo externos.
La automatización de estos informes de gestión es una forma de mantener la competitividad de la organización y ganar horas de trabajo, lo que les da a los gerentes más tiempo para dedicarlo a actividades estratégicas y a otros empleados, al trabajo que exige más habilidades.
Entre las principales características de los informes de gestión, podemos mencionar:
• Actuar como parte integral de la planificación.
• Permitirle obtener información actualizada.
• Mantener la información organizada.
• Evaluar el impacto de las decisiones.
• Le permite desarrollar datos históricos.
¿Qué es y cómo funciona la automatización de informes del trabajo de campo?
La automatización se refiere al proceso en el que se reduce la presencia del trabajo humano en el desempeño de una determinada actividad. En el caso de los informes de gestión, depende de la tecnología preparar, archivar, integrar y ofrecer modos de visualización de datos más claros y directos.
Normalmente, el software de gestión se utiliza para preparar y almacenar estos informes, que se agrupan y se accede a ellos desde cualquier dispositivo móvil cuando están alojados en la nube. Además, estos informes son visibles de forma más organizada y gráfica, lo que facilita la lectura de la información para la toma de decisiones más estratégicas.
¿Cómo elaborar el informe de trabajo externo?
En el proceso de automatización, es importante contar con un software de gestión que pueda generar informes en base a la información proporcionada por los empleados que realizan el trabajo externo.
Es necesario dejar claro quién elaboró el informe, qué actividad externa se realizó, su finalidad, duración y demás información que caracteriza el trabajo. Una vez liberada la información, el software la organiza de forma estandarizada, para facilitar el proceso de gestión.
¿Cuál es el impacto real de la automatización para este tipo de informes?
Mayor integración y unificación
La automatización de los informes de gestión ayuda en la recopilación y análisis de datos sobre la rutina y las actividades de la empresa. Esto se debe a que el acceso remoto permite que quienes tienen acceso al software y la base de datos puedan publicar información y acceder a ella. Significa movilidad y flexibilidad para estos informes.
Una vez archivados y agrupados en la nube, los informes están disponibles en formatos estandarizados, con la posibilidad de cruzar datos para una mejor evaluación de las actividades comerciales.
Los beneficios de la integración de datos son la reducción de errores humanos y la reducción de problemas generados por la doble entrada de datos, que provocan distorsiones en la valoración de la empresa.
Además de integrar información, el sistema automatizado también ayuda con la integración del sector. Esto se debe a que diferentes empleados pueden acceder a la información en cualquier momento y facilitar la rutina empresarial.
Reducción de costo
Hay dos formas de reducir los gastos a través de la automatización. El primero surge como resultado de una mayor productividad y una mejor optimización del tiempo de trabajo. La otra forma de ahorro es porque los informes ayudan a aliviar los problemas de gestión que son costosos para la empresa.
La incompatibilidad en la nómina de los empleados que trabajan horas extraordinarias en puestos externos, las dificultades recurrentes en el desempeño de estos trabajos, la inadecuación de la rendición de cuentas y el equilibrio fiscal son ejemplos de problemas que genera una administración que peca por falta de organización.
Eficiencia operacional
Uno de los obstáculos que enfrentan las empresas es la burocracia excesiva, un problema que afecta la cultura organizacional. Aunque necesaria para una buena administración, la burocracia excesiva compromete la fluidez de las operaciones comerciales.
La automatización de informes actúa exactamente para reducir esta burocracia. Los rollos de dados son rápidos y convenientes, sin obstáculos en el proceso. Además, la estandarización de la información facilita la obtención y el análisis de la información: la pila de informes se sustituye por gráficos, tablas y textos concisos y objetivos.
El resultado es una mayor eficiencia operativa. Se ahorra tiempo y recursos previamente invertidos en tareas burocráticas, aplicándolos al desempeño de tareas que son realmente determinantes para el crecimiento de la empresa y que implican un trabajo más creativo e importante.
¿Qué son los formularios low-code y cómo pueden ser una parte clave del proceso de automatización de su empresa?
Las plataformas de “low code”, son sistemas de “arrastrar y soltar” que le permiten crear aplicaciones sin programación manual. Piense en bloques virtuales de Lego que se puedan mover con el mouse y que se ajusten perfectamente para satisfacer exactamente su demanda. Las aplicaciones “low code” se desarrollan sin código, donde los analistas de negocios con poca o ninguna experiencia en programación a menudo usan herramientas similares de arrastrar y soltar para organizar otras aplicaciones.
A través de una plataforma con una interfaz sencilla e intuitiva, se crean formularios personalizados para satisfacer la demanda específica de cada área de la empresa. Estos formularios, que están totalmente ajustados para su operación, pueden integrarse con bases de datos externas, como Google, Amazon, OneDrive, y también exportar los datos recolectados en varios formatos, además de permitir el monitoreo en tiempo real de todo el proceso, permitiendo así a los gerentes tener un control absoluto sobre el flujo de trabajo de los equipos involucrados.
Debido a que tiene funciones simples de “arrastrar y soltar”, trabajar con software con funcionalidad de “low code” es extremadamente simple, ya que el enfoque es intuitivo. Otro punto que vale la pena mencionar es la facilidad de mantenimiento de estas plataformas. Su empresa no necesitará invertir en mantenimiento, ya que lo realiza el creador de la tecnología. Su empresa, como cliente, solo se encarga de mantener actualizados los formularios según su propia demanda, aprovechando siempre la última tecnología.
SK Godelius
SK Godelius, a través de Godelius Store y ProntoForms, ofrece, además de contenido relevante para la operación del día a día en el campo, consejos, herramientas y soluciones que pueden ayudarlo en esta rutina.
En base a las necesidades de su empresa, SK Godelius, con ProntoForms, puede ofrecer la solución de formularios digitales a los problemas de operación, calidad, eficiencia, reducción de errores e integración que necesita, y hacer que los resultados de la empresa sean mucho más reales y reales tangibles y escalables.
Nuestro sistema tiene la capacidad de elevar el nivel de todos los sectores relacionados con el trabajo de campo, como gestión, tecnologías de la información, logística, ventas, finalizando una operación que es deficiente en papel, con formularios digitales, sin tener que invertir en programación y software costoso.
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